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2020年1月14日

書類選考突破のための作成マニュアル【チェック項目付!】

転職活動の第一関門である書類選考。新卒の就職活動では使わなかった職務経歴書も必要とあって、作成に苦戦しているという人も多いのではないのでしょうか。
実は、時間をかけて情報を詰め込んだ書類でも、選考で採用担当者に熟読されることはめったにありません。一般的に履歴書と職務経歴書を読むのにかける時間は長くても2分程度、さらに6割の人がななめ読み、1割が拾い読みで判断していると言われています。
では、採用担当者は限られた時間の中で何をチェックして評価しているのでしょうか。それは「企業のニーズにマッチした人材であるか」と「社会人としての書類作成能力があるか」の2つです。書類選考では、限られた時間でいかにこの2点を採用担当者にアピールできるかが重要です。
今回は、書類を実際に書き始める前にするべき準備の方法から、実際に書く際のチェックポイントまでマニュアルとして使える情報をご紹介します。

1.【準備編】3ステップで書類に書くアピールポイントを整理!

書類に情報を詰め込んでもすべてを読んでもらえないというのは先程述べたとおりです。
そのため、書き始める前に「自分のアピールポイントはどこか?」「どのアピールポイントを目立たせるべきか?」を整理することが重要です。
ここでは3つのステップで情報を整理する方法をお伝えします。

Step 1:キャリアをとにかく書き出して振り返る

企業にアピールできるポイントを探すために、まずは自分のこれまでの経歴をすべて書き出してみましょう。その際、5W1H(いつ、どこで、誰を相手に、なぜ、どうやって)を意識して書くと、企業のニーズと照らし合わせやすくなります。併せて、成果や実績を具体的な数字で、そのほか工夫した点や失敗談なども書き出しておくと、あとでアピールポイントを考えるとき楽になります。
マネジメント経験がある人はその人数、仕事の規模や担当業務、エンジニアやクリエイターの人は使用言語や作業、開発環境も忘れずに書き出してみてください。人数や取引金額などできるだけ具体的に単位や数字を書き出しておくと良いでしょう。

Step 2:応募する企業が求めている人材をイメージする

自分の応募する企業や職種、求人について情報収集をしてどんな人が求められているのかをイメージしましょう。採用される人はどんな経験をもっていて、どんな人柄なのか、どんな考え方をするのか。実際に活躍している社員の声をチェックしたり、採用サイトを活用したりすることで具体的なイメージがわいてくると思います。書類作成の目的はあくまでも面接の機会を獲得するためなので、企業のニーズを理解して書類を作成することが重要です。

Step 3:ニーズにマッチする強みや経験を選択する

自分の経歴の洗い出しと企業が求める人材のイメージができたら、あとは自分の経歴と企業が求める人材との共通点を探しましょう。それが書類の中で特に目立たせるべきアピールポイントということになります。仕事のスキル以外に、ビジネススキルや仕事に対するマインドの部分でもアピールポイントをみつけておきましょう。それを書類上でしっかり伝えることができれば、採用担当者の目に留まり書類選考の通過につなげることができます。

未経験からの転職でアピールポイントがないという第二新卒はこちら!

未経験職種への転職にチャレンジしている第二新卒の中には、自分のキャリアに企業のニーズとマッチするポイントがない…と落ち込む人もいるかもしれません。そんなときはポータブルスキルに注目してみてください。ポータブルスキルとは業種や職種に関わらず、どの仕事にも応用できるスキルやマインドのことを言います。例えば調理スタッフからまったく違う職種に転職を考えている場合、「調理の技術」は直接のアピールポイントにはなりませんが、調理の効率を上げるための「プロセスを改善する力」はポータブルスキルとしてどんな職種でもアピールできます。このように、以下の例を参考にしながら自身のポータブルスキルをみつけてみてください。

業務に関連したもの

提案力/企画力/課題発見力/問題分析力/数値管理力/関係構築力/ロジカルシンキング力/トラブル対応力/業務改善力/マネジメント力 など

マインドに関連したもの

向上心/自走力/自主性/継続力/自主学習意欲/責任感 など

知識・資格に関連したもの

PCスキル(Excel・Wordなど)/語学力/その他各種資格 など

書類選考突破のための作成マニュアル【チェック項目付!】

2.【実践編】実際に書類を作成する際のチェックポイント

情報が整理できたら、いよいよ書類を作成していきます。チェックリストを活用しながら、採用担当者の目に留まる履歴書と職務経歴書を作成しましょう。

履歴書

履歴書は氏名や住所といった個人情報や通勤時間、学歴・職歴の概要を確認するための書類です。これだけで選考結果が左右されることはあまりないため過剰に内容を練る必要はありませんが、マナーをしっかり守りながら読みやすく丁寧に書くことを意識して、採用担当者の目を引くような書類にしましょう。

履歴書チェックポイント

書類選考突破のための作成マニュアル【チェック項目付!】

①証明写真は身だしなみを整えて撮影されたものか。
※スーツ(男性はネクタイ)を着用して撮影するのが無難です。
②西暦・和暦を統一できているか。
③「〃(同上)」「(株)」などの略記を使用せず、正式名称になっているか。
④経歴を書いたあと「以上」で締めているか。
⑤過不足のない記載量で遠目に見た時の印象に配慮できているか。
※趣味欄、志望動機欄などの記載量を調整しましょう。
⑥誤字脱字はないか
※パソコンで作成する際は漢字の変換ミスに注意しましょう。手書きの場合、修正液などの訂正もNGです。書き直しましょう。

職務経歴書

職務経歴書は職歴の詳細を記載するものです。採用担当者はこの書類から企業のニーズにマッチした人材であるかチェックするため、選考結果に大きく関わります。同じ経験でも書き方によっては相手に与える印象も大きく異なるので、しっかり内容を練りましょう。職務経歴書の書き方にはいくつかのフォーマットがあります。短時間しか読んでもらえない中で、自分の経験やスキルを最大限にアピールするためにはどのフォーマットが適切なのかもよく考えて作成してください。

時系列順タイプ

経歴を順番に記載していく最もオーソドックスな形式で、成長が伝わりやすいというメリットがあります。一方、直近の経歴が下部にきてしまうため、現在の職務や最近の実績が伝わりづらくなってしまうのがデメリットといえます。

逆時系列順タイプ

直近からさかのぼって経歴を記載していきます。現在の職務内容や実績を目立たせることができるため、キャリアアップしたい方におすすめです。しかし、採用担当者の中には「職務経歴は時系列順に書くべき」という概念をもつ人もわずかながらいるようなので、違和感を抱かれる可能性もあります。

キャリア別タイプ

職務や職種ごとに項目をまとめて記載する方法です。転職回数が多い人や職歴が複雑な人も、この方法だとスッキリまとめることができます。しかし、職務経歴書の大半が時系列順か逆時系列順なので、少数派の書き方に疑問を持つ採用担当者もいるかもしれません。

職務経歴書のチェックポイント

書類選考突破のための作成マニュアル【チェック項目付!】

①職務要約は100~200文字程度で過不足なく書けているか。
②職務経歴は採用担当者がこれまでの働きぶりをイメージできるように書けているか。
※在籍した企業の規模、成果やマネジメント人数など具体的な情報を盛り込みましょう。
③活かせる経験・知識・技術は根拠と一緒に記載できているか。
※遂行力や提案力といったスキルは、根拠となる経験や考え方も併せて記載しましょう。
④取得資格は履歴書と相違なく同内容を記載できているか。
⑤自己PRは希望業種や職種に対してポジティブに記載できているか。
※強みや熱意を総合的にアピールしつつ、希望職種に活かせる内容を記載しましょう。

3.まとめ

以上、今回は書類作成のポイントをご紹介しました。とてもハードルが高いように感じますが、しっかりとポイントをおさえていれば無理なくクオリティの高い書類を作ることができます。ぜひ、今回のチェックポイントも活用しながらじっくり作り込んでみてください。

実は、個人によって差がありますが書類選考の平均通過率は20%と中途採用の選考の中で1番低いと言われています。少ない求人枠に大勢が応募するため書類選考は通過しづらいのです。
書類選考が通過する理由も通過しない理由も、答えはあなたの書類の中にあります。
この方法を使って記載内容を強化していけば、書類選考通過率は少しずつ上がっていくはずです。不通過が続いてしまっても諦めずに、書類の修正を重ねながらたくさん応募していきましょう!
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